I. Découvrir les principes du dossier "calendrier"

Le calendrier d'Evolution flexible et efficace permet une gestion des rendez-vous personnels en répertoriant sans efforts des rendez-vous uniques, journaliers ou récurrents et en éditant vos rendez-vous ou en les reprogrammant facilement et des consultations multiples d'agendas que vous consultez ou imprimez selon les formats quotidien, hebdomadaire ou mensuel.

Il est un organisateur de rendez-vous tout en créant et confirmant des réunions de groupe on-line, même avec les utilisateurs de Microsoft Outlook et de Lotus Notes.

Utilisé à la fois pour des rendez-vous et des réunions. Un rendez-vous (appointment) est une activité que vous planifiez dans votre calendrier et qui n'implique pas d'autres personnes ou ressources. Un rendez-vous récurrent (recurring appointment) se répète à intervalles réguliers. Une réunion (meeting) est un rendez-vous auquel vous invitez d'autres personnes ou pour lequel vous réservez des ressources. Une réunion récurrente (recurring meeting) se répète à intervalles réguliers. Vous ne pouvez envoyer des demandes de réunion que si vous utilisez Outlook pour envoyer votre courrier électronique.

Un événement (event) est une activité qui dure au moins 24 heures. Un événement annuel, tel un anniversaire, a lieu chaque année à une date précise. Les événements et les événements annuels n'occupent pas de tranches horaires dans votre calendrier.

Pour y accéder, cliquez dans la barre de raccourcis d'Evolution l'icône Calendrier , ou en sélectionnant le dossier Calendrier dans la liste de dossiers.

La barre d'outils vous offre quatre vues différentes de votre calendrier : En cliquant sur les différents boutons pour commuter entre les vues.

• Jour : Le bouton , vue de la journée sélectionnée.
• Semaine de Travail : Le bouton , vue de la semaine ouvrable.
• Semaine : Le bouton , vue de la semaine entière y compris le Week-end.
• Mois : Le bouton , vue du mois en cours.

Vous pouvez aussi choisir une gamme arbitraire de jours dans le petit calendrier à droite en haut. Pour le faire, cliquez et vous prolongez les jours que vous voulez voir dans votre calendrier.

• Journée sélectionnée :
• Journée en cours :
• Les boutons et pour changer de mois, passer du mois précédent au mois suivant tout en gardant la même journée sélectionnée.

Les boutons (En arrière) et (En avant) vous permettront de changer de jour de vos pages de calendrier soit vous verrez la page de demain ou d'hier. Pour revenir à la date d'aujourd'hui, cliquez sur le bouton dans la barre d'outils.

Pour visiter les entrées de calendrier d'une date spécifique, cliquez le bouton (Aller à une date précise) et choisissez la date dans la boîte de dialogue qui apparaît.

II. Définir les paramètres du calendrier

L'outil de configuration de calendrier a deux onglets Général et Affichage.

Pour y accéder, cliquez Outils/Paramètres d'Evolution/Calendrier et Tâches

* L'onglet Général :

• Le champ Horaire :

  

  • Fuseau horaire : La ville où vous êtes localisés dedans, pour sélectionner votre fuseau horaire (en cliquant ) .
  • Format de date : Vous pouvez choisir entre de douze heures (AM/PM) et formats de temps de vingt-quatre heures.
  • Une fois votre fuseau horaire et format de date sont définis, pour enregistrer vos paramètres, Appliquer.
    
• Le champ Sem. Travail : Quand votre journée de travail commence-t-il, et quand finit-il ?

  

  • La semaine débute : Spécifiez le jour qui débute la semaine.
  • Jours ouvrés : Spécifiez les journées concernées pour votre semaine de travail.
  • Le jour commence : Spécifiez l'heure de vos débuts de journée.
  • La journée se termine : Spécifiez l'heure de vos fins de journée
  • Une fois votre semaine de travail est définie, pour enregistrer vos paramètres, Appliquer.
    

Dans les vues de la journée et de semaine, Evolution montre toutes les heures dans la gamme que vous choisissez ici, même s'il n'y a aucun rendez-vous pendant ces périodes.

Bien sûre, vous pouvez encore programmer un rendez-vous en dehors de ces heures, et si vous le faites, l'affichage sera prolongé pour le montrer.

• Le champ Alertes : choisissez les boîtes de contrôle ici.

  

  • Si vous voudriez être avertis avant que vous supprimiez n'importe quel rendez-vous,
  • pour faire apparaître un rappel automatiquement pour chaque événement,
  • Pour enregistrer vos paramètres, Appliquer .
    

* L'onglet Affichage vous laisse choisir comment vos rendez-vous et tâches apparaîtront dans votre calendrier.

• La division horaire pour votre calendrier met les incréments montrés à la vue quotidienne dans le calendrier et afin de mieux structurer votre journée en fonction des contraintes horaires et de votre emploi du temps bien pointilleux et chargé.

  Les divisions horaires possibles :

  • 5 minutes
  • 10 minutes
  • 15 minutes
  • 30 minutes
  • 60 minutes

  Choisissez votre division horaire, pour enregistrer vos paramètres, Appliquer

• Si vous voudriez afficher les heures de fin pour chaque rendez-vous dans les vues mensuelles et hebdomadaires.
• Si vos week-ends seront montrés dans une boîte, au lieu d'une pour chaque jour dans la vue du mois.
• Si les numéros de semaine seront affichés à côté des semaines respectives dans le calendrier
• Le champ Liste des tâches :
  • Tâches d'aujourd'hui : Choisissez la couleur pour vos tâches qui sont dues aujourd'hui.
  • Tâches en retard : Choisissez la couleur pour des tâches en retard.

Pour afficher le nombre de jours que le calendrier doit afficher à l'ouverture du dossier "Calendrier" :

• Sélectionnez Outils/Paramètres d'Evolution/Préférences du Résumé/l'onglet Planifier
• Dans le champ Calendrier, les options possibles sont :
  • 1 jour
  • 5 jours
  • 1 semaine
  • 1 mois
• choisissez une option
• Cliquez Appliquer

III. Planification avec le calendrier

III.1 Création rapide de rendez-vous : Bénéficiez d'un pense-bête électronique et personnalisé grâce à Evolution

Ximian Evolution est un programme de gestion d'informations personnelles et de messagerie qui vous permet d'organiser vos messages, vos rendez-vous, vos contacts et vos tâches.

Entre autres fonctions,Ximian Evolution affiche vos réunions, vous rappelle vos rendez-vous et les planifie.

Ainsi, pour ne pas oublier, nous vous conseillons de confier à Evolution le soin de vous le rappeler.

La fenètre Rendez-vous permet la personnalisation du rappel est un moyen sûr de ne pas oublier et de vous prévenir d'un prochain événement.

Pour créer un nouveau rendez-vous :

• Ouvrez Evolution,
• Choisissez d'afficher le " Calendrier " en cliquant dans la liste des dossiers Calendrier ou dans la barre Evolution, le raccourci de Calendrier, dans le volet de droite, Evolution affiche le jour, la semaine ou le mois, en fonction de vos choix,
• Sélectionnez Fichier/Nouveau/Rendez-vous ou cliquez sur le bouton en haut à gauche de la barre d'outils
• Une nouvelle fenêtre Rendez-vous s'ouvre, comme vous le constatez, vous avez beaucoup de renseignements possibles.

  

• Renseignez la zone Résumé (et la zone Lieu si nécessaire).
• Dans la zone Date & Heure, sélectionnez votre date et heure (Début et Fin)
• Cliquez Toute la journée, si votre événement dure toute la journée de travail.
• Dans la zone Classification qui s'applique seulement aux calendriers dans un réseau.
  • Public est la catégorie par défaut, et un rendez-vous public peut être vu par n'importe qui sur le calendrier partageant le réseau.
  • Privé dénote un niveau de sécurité.
  • Confidentiel un niveau encore plus élevé de sécurité.
• Dans la zone Afficher l'heure comme pour déterminer un rendez-vous pour être libre ou occupé.
• Dans la zone Catégories : Evolution vous permet de classer par catégories vos rendez-vous, qui peut aider si vous menez une vie bien occupée.
  • En cliquant sur le bouton Catégories vous affiche la liste des catégories . Pour associer une catégorie à un rendez-vous, un simple clic sur une ou plus et une fois vous avez sélectionné vos catégories, cliquez Valider pour assigner ces catégories à votre rendez-vous.
  • vous pouvez ajouter une nouvelle catégorie de rendez-vous à votre liste en cliquant sur Editer la Liste Principale de catégories et un simple clic sur l'espace marqué Cliquer ici pour ajouter une catégorie
  • Tapez votre nouvelle catégorie et pour la valider, cliquez sur une quelconque catégorie de la liste et elle s'ajoutera dans la liste dans l'ordre alphabétique et pour quitter cette fenètre, cliquez Fermer
  • De retour à la fenètre Editer les catégories, sélectionnez celle(s) de votre choix et Valider
  • Des symboles bien appropriés pour chaque catégorie de la liste d'Evolution sauf pour les nouvelles catégories qui attireront votre attention à la validation de votre rendez-vous sur le calendrier.

    

• Pour être sûr de ne pas oublier, activez l'option Rappel , cliquez l'onglet Rappeler , dans la zone Rappels

  

• 3 alarmes possibles pour attirer votre attention sur un rappel d'un rendez-vous en cliquant sur le bouton .
  • 1. Afficher un message d'alarme automatique : choisissez un délai avant le début de votre rendez-vous et le bouton Options pour saisir le message qu'affichera Evolution en guise de rappel sous forme de fenètre d'Alarme. Dans cet exemple, Evolution signalera le rendez-vous 15 minutes avant le début de celui-ci avec le message "Rdv avec Alcatel a/c de 14:00" ainsi que la période prise.

    

  • 2. Une alarme sonore : choisissez un délai avant le début de votre rendez-vous et cliquez le bouton Options pour saisir le ficher audio qu'Evolution exécutera sous forme d'alarme sonore tout en affichant une fenètre d'Alarme similaire à celle ci-dessus.
  • 3. Un lancement de programme : choisissez un délai avant le début de votre rendez-vous et le bouton Options pour saisir le ficher exécutable qu'Evolution lancera tout en affichant une fenètre d'Alarme similaire à celle ci-dessus.
  • Dans tous les cas, aprés la validation de chaque option, cliquez Ajouter pour appliquer une alarme et le type d'alarme s'affichera dans le volet de Rappels.
  • le symbole décrit un rappel de rendez-vous à votre calendrier.
• les différents zones de la fenêtre sont définies, vous pouvez alors enregistrer vos données et quitter la fenètre en cliquant .
  

III.2 Modification de rendez-vous

• Ouvrer Evolution,
• Choisissez d'afficher le " Calendrier " en cliquant dans la liste des dossiers Calendrier ou dans la barre Evolution, le raccourci de Calendrier, dans le volet de gauche Evolution affiche le jour, la semaine ou le mois, en fonction de vos choix,
• Parcourez la calendrier jusqu'à la date souhaitée, ou cliquez le bouton pour aller à une date précise,
• Sélectionnez le rendez-vous de la journée à modifier, puis clic-droit Ouvrir ou double-clic,
• La fenêtre Rendez-vous s'ouvre et vous pouvez alors modifier les différents zones et onglets de la fenêtre qui reprennent les données que vous avez indiquées au moment de la création du rendez-vous.

III.3 Suppression de rendez-vous

• Ouvrer Evolution,
• Choisissez d'afficher le " Calendrier " en cliquant dans la liste des dossiers Calendrier ou dans la barre Evolution, le raccourci de Calendrier, dans le volet de gauche Evolution affiche le jour, la semaine ou le mois, en fonction de vos choix,
• Parcourez la calendrier jusqu'à la date souhaitée, ou cliquez le bouton pour spécifier une date différente rapidement,
• Sélectionnez le rendez-vous de la journée à supprimer, puis clic-droit Supprimer.
  

III.4 Création d'un rendez-vous récurrent ou périodique : événement

Un rendez-vous récurrent (recurring appointment) se répète à intervalles réguliers. Mais ce rendez-vous revenant chaque mois par exemple, il est très intéressant d'utiliser la fonction Périodicité.

• Parcourez la calendrier jusqu'à la date souhaitée,
• Sélectionnez le moment de la journée que vous y consacrerez, puis clic-droit pour ouvrir le menu déroulant et choisissez "Nouveau rendez-vous".
• Une fenêtre Rendez-vous s'ouvre. Renseignez la zone Résumé (et la zone Lieu si nécessaire).
• >Dans la zone Date & Heure, sélectionnez votre date et heure (Début et Fin)
• >Dans la zone Classification
• >Dans la zone Afficher l'heure comme
• Dans la zone Catégories
• Pour être sûr de ne pas oublier, activez l'option Rappel et sélectionnez et renseignez les options voulues.
• Activez l'option de l'onglet Récurrence

  

• Dans la zone Règle de récurrence, cliquez Récurrence Simple, choisissez la périodicité (trimestriel par exemple). Précisez une date, absolue (le 15 du mois, par exemple) ou relative (le 2ème mardi du mois) et sa récurrence.
• Vous pouvez aussi choisir ensuite une date à laquelle le rendez-vous s'arrêtera de se reproduire et la zone Exceptions, faites un choix d'un jour particulier ou plus quand ce rendez-vous qui ne se reproduira pas.
• Les options proposées permettent une adaptation très fine pour spécifier la périodicité et la durée.
• les différents zones et onglets de la fenêtre sont définies, vous pouvez alors enregistrer vos données et quitter la fenètre en cliquant .
• le symbole décrit un rappel de rendez-vous périodique à votre calendrier.
  

III.5 Supprimer un rendez-vous périodique

• Ouvrer Evolution,
• Choisissez d'afficher le " Calendrier " en cliquant dans la liste des dossiers Calendrier ou dans la barre Evolution, le raccourci de Calendrier, dans le volet de gauche Evolution affiche le jour, la semaine ou le mois, en fonction de vos choix,
• Parcourez la calendrier jusqu'à la date souhaitée , ou cliquez le bouton pour spécifier une date différente,
• Sélectionnez le rendez-vous périodique à supprimer, puis clic-droit Supprimer cette ocurrence.
  

III.6 Visualisation du descriptif d'un rendez-vous sans l'ouvrir

A l'ouverture d'Evolution, le calendrier affiche directement la journée en cours et vous avez une vue rapide et un descriptif de celle-ci avec tous les événements possibles.

• Aperçu du calendrier du mois en cours :

  

  • Journée sélectionnée :
  • Journée en cours :

  
  

• Rendez-vous unique : occupé , la période de rendez-vous est définie comme ci-aprés avec une colonne bleue à gauche.

  

  
  

• Une période de disponibilité : libre , la période est définie avec une colonne blanche à gauche.

  

• Rendez-vous de la semaine de travail : en cliquant sur le bouton

  

  
  

• Rendez-vous de la semaine : en cliquant sur le bouton

  

• Evénement prévu sur plusieurs jours : Alcatel : Début/25.03.03 à 14.00 - Fin/27.03.03 à 17.00
  
  

  Début	Pendant	Fin

  
  

• Mois en cours : en cliquant sur le bouton
  

IV. Organiser une réunion

IV.1 Envoyer une Réponse S.V.P avec le calendrier

Evolution peut être utiliser pour programmer des réunions de groupes et vous aider à gérer les réponses à vos demandes de réunions.

Lorsque vous créez une réunion ou un groupe de rendez-vous, vous pouvez spécifier les participants dans plusieurs catégories tel que "président" ou "exigé". Lorsque vous enregistrez le rendez-vous, chaque participant envoiera un message avec des informations de rendez-vous et leur donnera l'option pour répondre.

Si vous n'avez pas besoins de collecter les informations du service lorsque vous êtes en train de programmer un événement, et vous voudriez plutôt l'annoncer, depuis votre fenètre de rendez-vous, sélectionnez Actions/Faire suivre comme iCalendar. Cela ouvrira un nouveau message de messagerie avec la notification d'événement liée comme une annonce. Les destinataires pourront ajouter l'événement à leurs calendriers en un clic, mais seront automatiquement dans l'impossibilté de vous envoyer un message pourqu'ils assistent à cette réunion.

Pour programmer une réunion : A partir de la fenètre d'un Rendez-vous spécifique :

• Sélectionnez Actions/Planifier une réunion ou cliquez le bouton , les onglets Programme et Réunion s'ouvrent .

  

• L'onglet Réunion, cliquez l'espace marqué Cliquer ici pour ajouter un participant pour entrer les noms et adresses email des gens que vous inviterez, ou cliquez Inviter d'autres personnes pour les sélectionner depuis votre carnet d'adresses.
• Enregistrer votre rendez-vous .
• Une fenêtre de confirmation de création d'une réunion et de demande d'envoyer cet événement aux destinataires s'ouvre

  

• Un message est maintenant envoyé à tous les destinataires invités à votre événement. Pour visualiser le message de demande de réunion en cliquant le dossier "Envoyé"
• Votre calendrier se met à jour de cet événement, cliquez Valider

Une fois que vous avez ajouté la réunion à votre calendrier, vous pouvez faire des changements à celle-ci, désigner vous-même l'organisateur, inviter plusieurs personnes, et ainsi de suite mais soyez conscient que si l'organizer d'origine envoie d'autres mise à jour, vos changements peuvent être écraser. Lorsque vous enregistrez vos changements,

• Une fenêtre de confirmation des changements des informations de votre réunion ont été effectués et de demande d'envoyer une version mise à jour aux destinataires s'ouvre.

• Cliquez Oui et un message est maintenant envoyé à tous les destinataires invités à votre événement.

IV.2 Répondre à une demande de réunion

Les demandes de réunion sont envoyées comme des iCalendar joints. Pour voir ou répondre à l'une en cliquant votre Boîte de Réception,

• cliquez le message ,

  

• sur le fichier joint ,
• l'icône joint pour voir le contenu,
• ou le bouton /Voir en ligne,
• et vous voyez tous les détails :

  

• l'événement avec l'heure et la date . Alors vous pouvez choisir comment répondre à son invitation. Vos choix sont :
  • Accepter
  • Accepter pour voir
  • Refuser
• Cochez Réponse S.V.P pour avoir un accusé de réception de votre réponse
• Cliquez OK

Un message sera envoyé à l'organisateur avec votre réponse, pour visualiser le message de réponse à la réunion en cliquant le dossier Envoyé .

L'événement sera également ajouté à votre calendrier si vous acceptez.

Cependant, si vous ajoutez une réunion à votre calendrier, il y a quelques restrictions : seul l'organisateur d'une réunion peut ajouter des participants à une réunion. Vos seuls options, comme un participant, sont d'accepter la réunion, ou la refuser.

Une fois que vous avez ajouté la réunion à votre calendrier, vous pouvez faire des changements à votre copie, changez la description, vous marquez l'organisateur, invitez plus de personnes, et ainsi de suite. Mais être conscient que si l'organisateur original fait sortir une autre mise à jour, vos changements peuvent être recopiés.

Une réunion peut avoir un seul organisateur. Vous pouvez désigner vous-même l'organisateur de la réunion, mais à moins que vous coordonniez l'action avec l'organisateur que vous êtes en train de remplacer, vous pourriez créer des confusions dans le programme du calendrier. Si vous voulez inviter une personne de plus à une réunion sans changer l'organisateur, le mieu à faire est de faire suivre le premier message de l'organisateur aux participants supplémentaires.

IV.3 Recevoir des réponses aux demandes de réunion

Une fois que vous recevez une réponse à votre invitation de réunion, dans votre Boîte de Réception, vous aurez besoin de la voir pour mettre à jour votre liste de participants.

• cliquez le message ,
• A la fin, vous pouvez cliquer OK l'espace marqué Mettre à jour le status de l'interlocuteur pour mettre à jour votre liste de participants à votre événement.

IV.4 Programmer les réunions et vue des options Libre/Occupé

En plus d'une réunion standard programmé, vous pouvez installer et publier les informations concernant vos périodes de temps libre ou occupé en utilisant les options Libre/Occupé . A ce moment, les particuliarités de Libre/Occupé fonctionnent seulement avec les serveurs Microsoft Exchange. Cependant, vous pouvez encore utiliser les événements d'invitations de iCalendar pour coordonner les calendriers avec d'autres personnes peu importe du serveur que vous êtes en train d'utiliser.

Pour accéder aux options libre/occupé :

• Ouvrez ou créez un rendez-vous dans la fenêtre Calendrier
• Cliquez Actions/Planifier une réunion ou le bouton
• Ouvrez l'onglet Programme ,

  

• La liste des invités inscrit les personnes qui ont été invitées au rendez-vous respectif. Elle montre aussi l'état de Réponse S.V.P
• La grille du calendrier montre les informations Libre/Occupé des invités édités. Elle vous permettra de comparer les programmes des gens et de trouver les temps libres pour programmer les rendez-vous

Pour programmer un rendez-vous, vous avez besoins premièrement les informations libre/occupé des gens. Si vous êtes en train d'utiliser Ximian Connector pour Microsoft Exchange, toute l'information vous est déja disponible dans la Liste Globale des Adresses. Autrement, chaque personne aura à vous envoyer par courrier électronique leurs files de programme et vous aurez à les incorporer dans votre calendrier.

Sans se soucier de comment vous obtenez l'information, Ximian Evolution l'affichera dans l'onglet Programmes. Le rendez-vous en attente apparaitera en blanc avec des bordures noires vives. Chaque temps libre et occupé des participants apparaitera d'une couleur codifée à coté de leurs noms dans la liste des invités.

Régler l'heure de la réunion, en utlisant les boutons et de Choix automatique pour choisir une heure automatiquement, alors cliquez . Les participants connectés à un serveur Exchange auront le rendez-vous mise à jour automatiquement, les autres recevront un message de tous changements dans les plannings.

IV.5 Annuler une réunion

Pour déprogrammer un rendez-vous :

• Sélectionnez le, clic-droit, Supprimer, une fenêtre de demande de confirmation de supprimer le rendez-vous s'ouvre

• Pour valider la suppression, cliquez Oui
• Une autre fenêtre vous confirme la suppression et demande d'envoyer une note d'annulation aux destinataires
• Un message est maintenant envoyé à tous les destinataires invités à votre événement. Pour visualiser le message de demande d'annulation de réunion en cliquant le dossier Envoyé

  

• L'événement sera aussi supprimé à votre calendrier.
• Les destinataires en revanche, dans leurs Boite de réception recevront le message d'annulation et pour mettre à jour leur calendrier, devront cliquer en bas du message OK
  

V. Imprimer le calendrier

Pour imprimer votre calendrier, sélectionnez l'intervalle d'impression , la journée de rendez-vous par exemple :

• Fichier/Imprimer le calendrier,
• Une fenêtre Imprimer le calendrier s'ouvre , dans la partie Intervalle d'impression :

  

• vous avez la possibilité de sélectionner l'intervalle d'impression, le jour, la semaine, le mois en cours ou l'année.
• Faites votre choix,
• un aperçu, vous ne verez s'afficher uniquement le résumé et sa période (Début,Fin)
• et Imprimer

Vous pouvez aussi imprimer uniquement depuis le calendrier une période de rendez-vous, sélectionnez l'événement,

• clic-droit Imprimer le calendrier,
• un aperçu, vous ne verez s'afficher le résumé et sa période (Début,Fin) ainsi que les commentaires.
• et Imprimer

VI. Rechercher un élément, un RDV ou un événement

>>La recherche d'un élément, RDV ou un événement, vous avez 5 critères possible de recherches par :

• N'importe quel champ contient
• Le résumé contient
• La description contient
• Le commentaire contient
• La catégorie est

Pour les 4 premiers critères, spécifiez l'élément pour faciliter cette recherche, et pour lancer la recherche, cliquez .

La dernière celle de la catégorie, si différentes catégories sont énumérées dans votre calendrier, cliquez , faîtes le choix de la catégorie voulue et pour lancer la recherche, cliquez . Le(s) jour(s) dont la catégorie est définie, s'affiche(nt) avec le résumé et tous les détails de l'événement.
VII. Les symboles du calendrier