Ximian Evolution vous permet de faire le suivi de vos messages entrants et sortants en toute simplicité. Vous pouvez créer des dossiers dans lesquels vous enregistrez tous les messages envoyés ou reçus, et vous pouvez rechercher des messages particuliers en entrant un mot clé. De plus, vous pouvez faire afficher de multiples façons les messages contenus dans un dossier de manière à les retrouver plus rapidement. De nombreux dossiers ont déjà été créés, mais vous pouvez en créer d'autres.

Plutôt que de conserver tous vos messages dans un seul dossier comme la boîte de réception, vous pourriez les archiver dans d'autres dossiers, une fois que vous les avez lus, ou simplement les supprimer. Après tout, rien n'est plus embêtant qu'une boîte de réception remplie de courriels anciens. Imaginez la scène si toutes les lettres que vous avez reçues traînaient devant la porte d'entrée!

Même si vous recevez seulement quelques messages par jour, vous voulez probablement les trier et les organiser. Lorsque vous recevez une centaine par jour et vous voulez vous référencer à un message que vous aviez reçu six semaines auparavant, vous avez besoins de les trier et les organiser également. Heureusement, Ximian Evolution a des outils pour vous aider à le faire.

I. Importer les messages

Evolution vous permet d'importer votre vieux email et données de sorte que vous n'ayez pas besoin de vous inquiéter de perdre votre vieille information..

Ximian Evolution peut importer les types suivants de dossiers :

• VCard (.vcf, .gcrd) : le format de carnet d'adresse utilisé par GNOME, KDE, et beaucoup d'autres applications de gestion de contact. Vous devriez pouvoir exporter vers le format de VCard de n'importe quelle application de carnet d'adresses.
• iCalendar (.ics) : Un format pour stocker des dossiers de calendrier. iCalendar est employé par des ordinateurs de poche basés PalmOS, Ximian Evolution, et Microsoft Outlook.
• Microsoft Outlook Express 4 (.mbx) : Les fichiers format message utilisés par Microsoft Outlook Express 4. Pour d'autres versions de Microsoft Outlook et Outlook Express, voyez le travail exposé dans la note ci-dessous.
• MBox (mbox) : Le format de boîte d'email utilisé par Mozilla, Netscape, Ximian Évolution, Eudora et beaucoup d'autres clients d'email.

Pour importer votre ancien message :

• Cliquez Fichier/Importer.
• Suivant aprés lecture de l'écran de bienvenue.
• Sélectionnez Importer un seul fichier.
• Trouvez le dossiier que vous souhaitez importer dans Evolution.
• Cliquez Suivant.
• Cliquez Importer pour commencer à importer le fichier.

Importation des Préférences, Evolution peut importer tout votre vieux courrier, contacts et tout autre information d'autres applications, rendant votre transition facile à Évolution.

Pour importer votre viellle information :

• Cliquez Fichier/Importer.
• Suivant aprés lecture de l'écran de bienvenue.
• Choisissez Importer les données et réglages d'aujtes programmes.
• La colonne extrême gauche De Netscape montre l'application de dont on importera votre information. Puis, sélectionnez les informations sur chaque composant pour importer différentes propriétés de chaque application.
• Cliquez Suivant.
• Cliquez Importer pour commencer à importer le fichier.

Les utilisateurs de Microsoft Outlook et Outlook Express : Microsoft Outlook et les versions supérieures à Outlook Express 4, emploient les formats de propriété industrielle que Ximian Evolution ne peut lire ou importer. Pour des contacts, vous pouvez souhaiter considérer utiliser OutPort, un tiers outil de conversion. Ximian ne soutient pas OutPort mais vous pouvez y trouver plus d'informations sur elles à la page d'accueil Outport. Pour l'email, il y a un travail plus simple autour :

• Tout en utilisant Windows, importez les dossiers dans un courrier de Mozilla (ou une annonce différente, telle que Netscape ou Eudora, qui utilise le format standard de mbox).
• Copiez les dossiers au système ou divisez-vous l'utilisation pour Ximian Evolution.
• Utilisez l'outil d'importation de Ximian Évolution pour importer les dossiers. Il y a plus d'information environ pourquoi ceci fonctionne et comment, au site Web des supports de Ximian.

Les utilisateurs de Netscape : Avant d'importer le courrier de Netscape, assurez-vous que vous choisissez le Fichier/Rendent compact Tous les Dossiers. Si vous ne faites pas, Ximian l'Évolution importera et recuperera les messages dans vos dossiers "Corbeille".

II. Trier les messages

Pour trier les messages avec les en-têtes de colonnes, par défaut, la liste de message a des colonnes avec les titres suivants : une icône d'enveloppe indiquant si vous avez lu ou a répondu à un message, une indication de point d'exclamation indiquant la Priorité et les champs De, Sujet, et Date. Vous pouvez changer leur ordre.

Il est bien entendu possible d'ajouter des colonnes supplémentaires à la zone de message en y ajoutant par exemple un champ "taille" afin de connaître la taille du mail...

• Positionnez le pointeur de la souris dans une des colonnes.
• Clic-droit Ajouter une colonne, cliquer-glisser à l'emplacement que vous voulez
• Ximian Evolution symbolise le nouvel emplacement de la colonne par deux flèches opposées verticales rouges.
• Lorsque vous êtes arrivé à destination, relâchez la souris.

Pour enlever un champ :

• Positionnez le pointeur de la souris dans une des colonnes à enlever.
• Clic-droit Enlever cette colonne.

Pour modifier la largeur des colonnes :

• Positionnez le pointeur de la souris sur le trait vertical droit séparant les colonnes.
• Effectuez un cliquer-déplacer.
• Pour ajuster automatiquement la largeur de la colonne à son contenu, double-clic sur ce trait vertical.

Pour modifier l'ordre des colonnes : Utilisez la souris :

• Positionnez le pointeur de la souris sur le nom de la colonne à déplacer
• Effectuez un cliquer-déplacer vers la nouvelle position souhaitée.
• Ximian Evolution symbolise le nouvel emplacement de la colonne par deux flèches opposées verticales rouges.
• Lorsque vous êtes arrivé à destination, relâchez la souris.

La direction de la flèche aprés l'étiquette indique le sens du tri, et si vous cliquez à nouveau, vous les trierez dans l'ordre inverse.

Par exemple, cliquez une fois dans la colonne Date pour trier les messages par date du plus vieux au plus récent. Cliquez à nouveau , et Evolution trie la liste du plus récent au plus vieux.

III. Créer - supprimer des dossiers

Dans le dossier Boîte de réception ou Dossiers locaux, vous pouvez par exemple ajouter des dossiers pour classer et stocker les messages reçus. Vous pouvez en faire autant pour les messages envoyés.

• Créer un dossier :
  • Cliquez sur un dossier en appuyant sur le bouton de droite de la souris, puis sélectionnez l'option Créer un Nouveau Dossier du menu contextuel.
  • Entrez le nom du dossier dans la zone de texte Nom du dossier.
  • Choisissez le type du nouveau dossier, les options possibles sont :
    • Calendrier
    • Contacts
    • Courrier
    • Tâches
  • Choisissez l'emplacement du nouveau dossier.
  • Cliquez sur .

CONSEIL : Après avoir créé un dossier, si vous désirez l'incorporer dans un autre dossier, il vous suffit de cliquer sur ce dernier tout en enfonçant le bouton de la souris, de le faire glisser jusqu'au dossier voulu (le dossier de destination sera mis en surbrillance) et de relâcher le bouton. Ce dossier y sera transféré.

• Supprimer un dossier :
  • Cliquez une fois sur le dossier voulu, clic-droit Supprimer.
• Déplacer un dossier, vous avez deux possibilités :
  • Dans le volet Dossier, sélectionnez le dossier,
  • Cliquez-déplacez le dossier sur le nouveau dossier contenant le même type de dossier (le dossier actif se surligne en bleu),
  • Relâchez la souris lorsque vous êtes au bon emplacement.

    ou

  • Sélectionnez le dossier,
  • clic-droit sélectionnez l'option Déplacer du menu contextuel,
  • Spécifiez le dossier de destination pour y déplacer le dossier "x" ayant le même type de dossier, et Valider.

CONSEIL : Les dossiers ont des restrictions : Les calendriers doivent entrer dans des dossiers de calendrier, le courrier dans des dossiers de courrier et des contacts dans des dossiers de contact.

IV. Classer les messages manuellement

Pour transférer un message dans un autre dossier :

• Sur la liste des messages, cliquez une fois sur le message que vous désirez transférer et enfoncez le bouton de la souris.
• Tout en maintenant enfoncé le bouton de la souris, faites glisser le message sur la liste de dossiers et maintenez-le sur le dossier auquel vous désirez le transférer.
• Lorsque le dossier de destination est mis en surbrillance, relâchez le bouton de la souris. Le message sera transféré au dossier choisi.

CONSEIL : Vous pouvez transférer plusieurs messages à la fois. Vous n'avez qu'à appuyer sur la touche Ctrl et à cliquer une fois sur tous les messages contenus dans un dossier que vous désirez transférer, ou encore enfoncez la touche de majuscules et cliquez sur le premier et le dernier messages de la série à transférer. Il vous suffit alors de les faire glisser comme il a été décrit précédemment.

V. Classer les messages automatiquement

Ximian Evolution permet un classement automatique à la réception ou à l'émission des messages dans des dossiers personnalisés, d'isoler les publicités, de mettre en valeur les messages importants et une gestion de comptes multiples à partir de plusieurs adresses de messagerie avec un système de règles (par exemple, classer dès leur réception les messages d'une personne dans un dossier portant son nom). Ces règles permettent aussi de bloquer des messages indésirables.

V.1 Créer un filtre

Les filtres vous permettent de mieux vous organiser dans la gestion quotidienne de votre courrier électronique.

Dans Évolution, un filtre est une méthode de trier le courrier automatiquement quand il est téléchargé. Vous pouvez créer des filtres pour exécuter une ou plusieurs actions sur un message qui rencontre n'importe quel (ou tout) d'un grand choix de critères.

Chaque règle permet, grâce à l'emploi de mots-clés contenus par exemple dans le sujet du message ou le nom de l'expéditeur, de dispatcher automatiquement les nouveaux messages vers tel dossier préalablement créé.

On peut copier, déplacer, supprimer, assigner une couleur, un score, ajuster un score, émettre un Bip, jouer un son ou même supprimer du serveur tel message lorsqu'il correspond aux critères définis.

Pour créer un nouveau filtre :

• Outils/Filtres/

  

• Dans la fenêtre qui s'ouvre cliquez sur le bouton Entrant ou Sortant/Ajouter .

  

• Dans la zone Nom de la règle, donnez un nom à votre règle.
• Dans la zone Si, sélectionnez le critère que vous voulez, vous pouvez ainsi identifier les courriers par leur :
  • Expéditeur, le lien vous permet de préciser l'adresse électronique ou internet de l'expéditeur.
  • Destinataire, le lien vous permet de préciser l'adresse électronique ou internet du destinataire.
  • Sujet, la ligne du sujet du message.
  • En-tête spécifique, le filtre peut identifier toutes sortes d'en-têtes suspectes ou autorisées.
  • Corps du message, chercher le texte actuel du message.
  • Expression, pour les programmeurs seulement : Trouvez un message correspondant à une expression que vous écrivez dans le language système utilisé pour définir les filtres dans Ximian Evolution.
  • Date d'envoi, filtrez les messages correspondant à la date à laquelle vous aviez envoyé : Premièrement, choisissez les conditions que vous voulez retrouver un message avant une heure donnée ou aprés. Ainsi, choisissez l'heure. Le filtre comparera les messages horodatés du système lorsque le filtre est activé, ou d'une heure et d'une date spécifiques que vous choisissez depuis le calendrier. Vous pouvez encore le voir pour des messages à l'intérieur d'un créneau horaire relatif du filtre, peut-être vous recherchez des messages de moins de deux jours.
  • Date de réception, même principe avec l'option Date d'envoi, excepté que il compare l'heure à laquelle vous aviez reçu le message avec les dates que vous spécifiez.
  • Score, les messages ont une échelle de priorité de -3 (le moins important) à 3 (le plus important).
  • Taille (Ko), les tris basés sur la taille des messages en kilobytes.
  • Pièces-jointes, créer un filtre que vous vouliez ou non une pièce-jointe dans le message.
  • etc, ...
• Si vous voulez rajouter d'autres critères à ce filtre, cliquez Ajouter un critère.
• Il vous faut ensuite préciser l'action associée au filtre. Dans la zone Alors, vous pouvez la choisir, peut être :
  • Déplacer vers le dossier, si vous sélectionnez cet élément, Ximian Evolution placera le message dans un dossier que vous spécifiquerez. Cliquez le bouton <cliquer ici pour sélectionner un dossier> pour sélectionner le dossier de destination soit déja existant et Valider , ou créer un autre (Nouveau).
  • Copier vers le dossier, si vous sélectionnez cet élément, Ximian Evolution placera le message dans un dossier que vous spécifiquerez. Cliquez le bouton <cliquer ici pour sélectionner un dossier> pour sélectionner le dossier de destination soit déja existant et Valider , ou créer un autre (Nouveau)..
  • Supprimer, marqué le message pour suppression. Vous pouvez encore récupérer le message dans votre dossier "Corbeille"jusqu'à ce que vous effacez le message vous-même en sélectionnant Actions/Nettoyer.
  • Assigner une couleur, sélectionnez cet élément, Ximian Evolution marquera le message quel que soit la couleur qui vous plairez.
  • Assigner un score au message, si vous savez que tout les mails ayant une certaine importance dans le corps du message, vous pouvez lui donner un critère de priorité élevé. Dans un filtre suivant, vous pouvez aussi arranger vos messages par leurs barêmes de priorité.
  • etc, ...
• Si vous voulez rajouter d'autres actions à ce filtre, cliquez Ajouter l'action.
• Votre nouvelle règle apparaît dans la liste des règles. Vous pourrez plus tard à cet endroit la supprimer ou cliquer sur le bouton Editer pour la changer. Validez en cliquant sur . Votre règle est désormais active.

Quand les filtres se mettent en application ?

• Si vous vous connectez et téléchargez votre courrier depuis un serveur POP, les filtres s'appliquent pour le courrier entrant à chaque fois.
• Si vous utilisez un serveur IMAP ou Microsoft Exchange et stockez le courrier sur le serveur, les filtres sont appliqués à votre "Boite de réception" lorsque vous l'ouvrez. Dans quelques cas, vous verez un nombre de messages non lus dans la "Boite de réception", cliquez votre "Boite de réception", et alors vous aurez les messages ailleurs comme prévu séparés par filtrage.
  

V.2 Gérer les règles

Pour éditer un filtre :

• Sélectionnez Outils/Filtres
• Sélectionnez le nom du filtre et cliquez Editer
• Modifier les paramètres de la règle.
• Pour enregistrer les modifications de votre règle, cliquez de votre fenêtre Editer la règle.
• Les boutons et permettent de modifier la priorité d'application des règles. Celle qui se trouve en haut de la liste sera exécutée en premier.
• Pourque votre règle s'active, cliquez de votre fenêtre Filtres.

Pour supprimer un filtre :

• Sélectionnez Outils/Filtres
• Sélectionnez le nom du filtre et cliquez Supprimer
• Pourque votre règle s'applique, cliquez de votre fenêtre Filtres.

Appliquer un filtre non prévu à partir d'un message reçu :

• Sélectionnez votre message, Outils/Créer un filtre à partir du message ou clic-droit/Créer une règle à partir du message/
• Sélectionnez un des critères de filtrage suivant les raisons voulues, soit :
  • Filtre sur le sujet
  • Filtre sur l'expéditeur
  • Filtre sur les destinataires
• Une fenêtre Ajouter une Règle de Filtre.
• Pour définir la nouvelle règle, vous pouvez reprendre le même processus comme pour créer un nouveau filtre dans le chapitre Créer une règle.

VI. Les dossiers virtuels

Si les filtres ne sont pas assez flexibles pour vous, ou vous vous trouvez exécutant la même recherche à maintes reprises, considérez un Dossier Virtuel (vFolder). vFolders, ou des dossiers virtuels, sont une manière avancée de regarder vos messages électroniques dans Évolution Ximian. Si vous obtenez beaucoup de courrier ou oubliez souvent où vous mettez des messages, les vFolders peut vous aider à rester en contrôle.

Un vFolder est vraiment un hybride de tous les autres outils d'organisation : il ressemble à un dossier, il agit comme une recherche et vous l'établissez comme un filtre. En d'autres termes, tandis qu'un conventionnel dossier contient réellement des messages, un vFolder est une vue des messages qui peuvent être dans plusieurs dossiers différents. Les messages qu'il contient sont déterminés instantanément en utilisant un ensemble de critères que vous choisissez à l'avance.

Comme les messages qui réunissent les critères de vFolder arrivent ou sont supprimés, Ximian l'Évolution les placera automatiquement dedans et les enlèvera de la table des matières de vFolder. Quand vous supprimez un message, il est effacé du dossier dans lequel il existe réellement, aussi bien que tous les vFolders qui le montrent.

Imaginez une affaire essayant de tenir la trace de courrier de centaines de fournisseurs et clients, ou une université avec les groupes de recouvrement et changement de corps enseignant, de personnel, d'administrateurs et d'étudiants. De plus vous avez besoin d'organiser le courrier, moins vous pouvez vous permettre la sorte de confusion qui provient d'un système organisation qui n'est pas assez flexible. Les VFolders conduisent à une meilleure organisation parce qu'ils peuvent accepter les groupes de recouvrement d'une manière dont les dossiers et les systèmes de fichiers réguliers ne peuvent pas.

Le VFolder "Inégalé": Évidemment, tous les messages ne s'adapteront pas tous vos Dossiers Virtuels. C'est pourquoi Ximian Évolution inclut vFolder Inégalé. Le VFolder Inégalé montre les messages qui ne correspondent pas par d'autres règles.

Si vous utilisez le stockage à distance d'email comme IMAP ou Microsoft Exchange et avez créé des vFolders pour rechercher par eux, le vFolder Inégalé suivra votre exemple et recherche les dossiers à distance aussi bien. Si vous ne créez aucun vFolders qui recherchent dans des dépôts à distance de courrier, le vFolder Inégalé ne cherchera pas dans eux non plus.

Pour créer un dossier virtuel :

• Outils/Editeur de Dossier Virtuel
• Cliquez Ajouter
• Nommez votre vFolder dans le champ Nom de la Règle .
• Choisissez vos critères de recherche. Pour chaque critère, vous devez d'abord choisir lequel des parties suivantes du message vous voulez que la recherche examine :
  • Expéditeur, le lien vous permet de préciser l'adresse électronique ou internet de l'expéditeur.
  • Destinataire, le lien vous permet de préciser l'adresse électronique ou internet du destinataire.
  • Sujet, la ligne soumise du message.
  • En-tête spécifique, le vFolder peut regarder n'importe quel en-tête que vous voulez, même obscure ou accoutumée. Écrivez le nom d'en-tête dans la première boîte des textes, et mettez votre texte de recherche dans le second.
  • Corps du message, rechercher dans le texte réel du message.
  • Expression, pour les programmeurs seulement : Trouvez un message correspondant à une expression que vous écrivez dans la langue d'arrangement utilisée pour définir des vFolders dans Ximian Evolution.
  • Date d'envoi, recherchez les messages selon la date à l'où ils ont été envoyé : D'abord, choisissez les conditions que vous voulez qu'un message rencontre le avant une heure donnée, aprés lui et ainsi de suite. Puis, choisissez l'heure. Le vFolder comparera l'horodateur du message à l'horloge de système lorsque le filtre est activé, ou d'une heure et d'une date spécifiques que vous choisissez depuis le calendrier. Vous pouvez même rechercher des messages dans un créneau horaire relatif au filtre, peut-être vous recherchez des messages de moins de deux jours.
  • Date de réception, même principe avec l'option Date d'envoi, excepté qu'il compare l'heure où vous aviez reçu le message avec les dates que vous spécifiez.
  • Score, les messages ont une échelle de priorité de -3 (le moins important) à 3 (le plus important). Vous pouvez avoir des vFolders réglés la priorité des messages que vous recevez, et puis avez d'autres vFolders appliqués seulement à ces messages qui ont une certaine priorité
  • Taille (Ko), tris basés sur la taille du message en kilo-octets.
  • Pièces-jointes, créez un vfolder basé dessus si vous avez une pièce-jointe dans le message.
  • etc, ...
• Si vous voulez rajouter d'autres critères, cliquez Ajouter un critère.
• Il vous faut ensuite préciser les sources de dossier virtuel associées à la règle. Dans la zone Sources de Dossier Virtuel, vous pouvez choisir :
  • Dossiers spécifiques seulement : Si vous choisissez des dossiers spécifiques seulement, vous devez indiquer les dossiers source dans la boîte ci-dessous.
  • Tous les dossiers locaux
  • Avec tous les dossiers actifs distants
  • Avec tous les dossiers actifs locaux et distants

  

• Des dossiers distants sont considérés actifs si vous êtes connectés au serveur; vous devez être connecté à votre serveur de messagerie pour que le vFolder inclut tous les messages de cette source.
• Si vous voulez rajouter d'autres sources, cliquez Ajouter.
• Votre nouvelle règle apparaît dans la liste des dossiers virtuels. Vous pourrez plus tard à cet endroit la supprimer ou cliquer sur le bouton Editer pour la modifier. Validez en cliquant sur . Votre règle est désormais active.

• Les boutons et permettent de modifier la priorité d'application des règles. Celle qui se trouve en haut de la liste sera exécutée en premier.
• Pourque votre règle s'active, cliquez de votre fenêtre Dossiers virtuels.

VII. Rechercher les messages

La plupart des clients de messagerie peuvent vous rechercher vos messages, mais l'Évolution Ximian le fait plus rapidement. Vous pouvez rechercher par juste les sujets de message, juste le corps de message, ou corps et sujet.

Pour commencer à chercher, écrivez un mot ou une expression dans le secteur de texte directement au-dessous de la barre d'outils et choisissez un type de recherche :

• Le corps ou le sujet contient : Ceci recherchera des sujets de message et les messages eux-mêmes pour le mot ou vous exprimer sont entrés dans le domaine de recherche.
• Le corps contient : Ceci recherchera seulement en texte de message, pas les lignes de sujet.
• Le sujet contient: Ceci vous montrera des messages où le texte de recherche est aligné en soumis. Il ne recherchera pas dans le corps de message.
• Le corps ne contient pas: Ceci trouve chaque message d'email qui n'a pas le texte de recherche dans le corps de message. Il les messages immobiles d'exposition qui ont le texte de recherche dans la ligne soumise, si elle n'est pas également dans le corps.
• Le sujet ne contient pas: Ceci trouve chaque courrier dont le sujet ne contient pas le texte de recherche.

Quand vous avez écrit votre expression de recherche, cliquez . Ximian Evolution montrera vos résultats de recherche dans la liste de message.

Si vous pensez vous voudrez retourner à une recherche encore, vous pouvez la sauver comme un dossier virtuel en choisissant la recherche de magasin comme vFolder .

Quand vous êtes faits avec la recherche, allez de nouveau voir tous vos messages en cliquant de la barre de recherche. Si vous êtes sournois, écrivez juste une recherche blanche : puisque chaque message a au moins un espace dans lui, vous verrez chaque message dans le dossier.

Si vous voudriez exécuter une recherche plus complexe, ouvrez le dialogue avancé de recherche en sélectionnant l'option Avancée à partir du menu déroulant.

Puis, créez vos critères de recherche (chacun avec les mêmes options que vous avez vu dans la barre régulière de recherche) et décidez si vous voulez trouver les messages qui correspondent à tous, ou des messages correspondent à même un. Alors, cliquez pour lancer la recherche et trouver ces messages.

Vous verrez une approche semblable au tri de messages quand vous créez des filtres et vFolders dans les chapitres précédents.